Damit in Spanien Ausgaben als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden können, sind diese grundsätzlich durch eine entsprechende Rechnung (Factura) zu rechtfertigen. Im Gegensatz zu anderen Ländern wie z. B. Deutschland, existieren in Spanien keine automatisch anwendbaren Pauschalen und die Rechtfertigung der Ausgaben über Quittungen (Recibos) ist stark begrenzt.

Auch wenn hinsichtlich der verschiedenen Steuern (hauptsächlich Einkommens- und Umsatzsteuer) in einigen Fällen Ausnahmen bestehen, sind grundsätzlich immer die folgenden drei Voraussetzungen zur Absetzbarkeit zu erfüllen:

1. Die Ausgabe ist direkt der wirtschaftlichen Aktivität zuzuschreiben (afecto).
2. Die Ausgabe ist entsprechend in der Buchführung registriert.
3. Die Ausgabe kann über eine Rechnung (Factura) gerechtfertigt werden.

Gerade dieser letzte Punkt führt in der Praxis zu einem vergleichsweise hohen Verwaltungsaufwand, da Rechnungen mindestens Ihren Namen, Ihre Steuernummer, Ihre Adresse und die Umsatzsteuer ausdrücken sollten. Werden „Tickets“ oder „Facturas simplificadas“ eingereicht, ist es wahrscheinlich, dass das Finanzamt diese nicht ohne Umstände anerkennt. Um späteren Problemen vorzubeugen, empfiehlt es sich somit immer und überall eine vollständige Rechnung zu verlangen, wobei wenige in den folgenden Absätzen angesprochene Ausnahmen bestehen.

1.Dienstleistungen und Verbrauchsgüter

Werbung, Versicherungen, Kontoführungsgebühren, Transport, Gegenstände die frei abgeschrieben werden können (bis 300€) usw.

2.Dienstleistungen von Freiberuflern und anderen Selbstständigen:

Dienstleistungen von Freiberuflern (Anwälte, Steuerberater, Wirtschaftler, Makler usw.) werden in Spanien in der Buchhaltung von anderen Dienstleistungen getrennt, da diesen Dienstleistern über Ihre Honorare die sogenannten „Rückstellungen“ (Retenciones) zu bilden sind. In den Rechnungen ist hier ein Abzug von 15% oder 7% vermerkt, der dann vierteljährig zugunsten des Dienstleisters beim Finanzamt einzuzahlen ist.

3.Mietkosten

Mietkosten sind komplett absetzbar, wenn es sich beim Mietobjekt um ein für die Aktivität notwendiges Lokal oder Büro handelt. In diesen Fällen ist die Miete umsatzsteuerpflichtig, womit in Ihrem Mietvertrag Umsatzsteuer ausgewiesen werden sollte. Handelt es sich bei dem Vermieter des Weiteren um eine Privatperson, haben Sie wiederum „Rückstellungen“ zu bilden und diese vierteljährig beim Finanzamt einzuzahlen (Modelo 115). Auch dieser Umstand sollte im Vertrag erwähnt und in den Zahlungsbelegen vermerkt sein.

4.Strom, Wasser, Internet und Telefon

Die Absetzbarkeit dieser Werbungskosten hängt davon ab, ob Sie die Aktivität von Ihrer privaten Wohnung aus oder aus einem getrennten Lokal oder Büro ausüben.

a) Getrenntes Lokal oder Büro.

Wird die Aktivität aus einem getrennten Lokal oder Büro ausgeübt (Miete oder Eigentum) sind diese Kosten ohne Umstände komplett absetzbar. Befindet sich das Büro, zwar räumlich getrennt, aber in unmittelbarer Nähe zu Ihrer Wohnung haben Sie grundsätzlich getrennte Zähler bzw. Verträge vorzuweisen (einen privat und einen geschäftlich).

b)Lokal oder Büro in der eigenen Wohnung.

Wird die Aktivität von Zuhause ausgeübt, können die Kosten anteilig für die geschäftlich genutzten Fläche abgesetzt werden. Wohnen Sie zur Miete, benötigen Sie hinsichtlich der Absetzbarkeit zwei verschiedene Mietverträge (einen mit und einen ohne Umsatzsteuer). Sind Sie Eigentümer der Wohnung und haben in dieser Ihr Arbeitszimmer oder wohnen Sie zur Miete und verfügen über zwei getrennte Mietverträge, können grundsätzlich 30% der als Büro genutzten Fläche abgesetzt werden. Beträge Ihr Büro z. B. 40% Ihrer Wohnung, können Sie 12% (40% x 30%) der genannten Kosten absetzen.

5.Handy

Sowohl die Anschaffungs- als auch die monatlichen Kosten können grundsätzlich auch dann abgesetzt werden, wenn die Aktivität von Zuhause oder nicht von einem festen Arbeitsplatz ausgeübt wird, wobei auch hier die Beschränkungen des vorherigen Abschnittes gelten.

Damit die Kosten komplett abgesetzt werden können, ist nachzuweisen, dass das Handy ausschließlich zu Geschäftszwecken genutzt wird. Diese ausschließliche Nutzung kann durch das vorhanden sein einer zweiten privaten Handynummer nachgewiesen werden.

6.Abschreibungen und Finanzierungskosten

Werden für die Aktivität notwendige Gegenstände gekauft die einen Kaufpreis von mehr als 300€ haben (3.000€ hinsichtlich der Umsatzsteuer), sind diese grundsätzlich als Investitionsgüter zu buchen und somit über mehrere Jahre verteilt vierteljährig abzuschreiben. Die Kosten können somit nicht direkt dem Anschaffungsjahr zugerechnet werden und mindern somit lediglich anteilig den Gewinn. Als Finanzierungskosten können grundsätzlich Zinsen und Bankgebühren abgesetzt werden. Als Beispiel kann die Hypothek des Büros oder der Leasingvertrag des Fahrzeuges dienen.

7.Eigene tägliche Verpflegung

Seit 2018 können pro Arbeitstag 26,67€ als eigene Verpflegung abgesetzt werden, wenn die Verpflegung in Restaurants stattfindet, eine Rechnung vorliegt und die Zahlung elektronisch z.B. per Bank- oder Kreditkarte abgewickelt wird. Auch wenn es vom Finanzamt hierzu noch keine eindeutige Stellungnahme gibt, scheint es im Sinne des Gesetzes zu sein, dass in diesen Fällen eine Quittung (Ticket) zusammen mit dem Zahlungsbeleg ausreicht. Um sicher zu sein, wäre auch hier jedes Mal eine Rechnung zu verlangen.

8.Reisekosten und Verpflegung

Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln können grundsätzlich voll abgesetzt werden, wobei das Finanzamt bei einer Prüfung einen Nachweis über die gewerbliche Notwendigkeit der Reise verlangen kann.

Reisen Sie in Ihrem eigenen Fahrzeug, Waren- und Personenbeförderung ausgenommen, können Sie grundsätzlich in der Einkommensteuer weder die laufenden Kosten des Fahrzeuges noch die Kosten der Beförderung (Benzin) absetzen. Werden diese Kosten abgesetzt, ist die gewerbliche Nutzung des Fahrzeuges und die gewerbliche Notwendigkeit der Reise detailliert nachzuweisen. Hinsichtlich der Umsatzsteuer können die Kosten ohne weitere Nachweise zu 50% abgesetzt werden, wenn Sie über die entsprechende Rechnung verfügen.

Hinsichtlich der Kosten für Hotels und Verpflegung, können diese mit Rechnung ohne Umstände abgesetzt werden, wobei die letzteren innerhalb der folgenden Höchstgrenzen zu liegen haben:

Spanien: 26,67€ ohne Übernachtung / 53,34€ mit Übernachtung.

Ausland: 48€ ohne Übernachtung / 91,35€ mit Übernachtung.

9.Geschäftsessen

Geschäftsessen sind in Spanien eine der umstrittensten Ausgaben hinsichtlich der Anerkennung als absetzbare Werbekosten vor dem spanischen Finanzamt. Grundsätzlich sind diese Kosten auf 1% des Jahresumsatzes begrenzt und sollten immer über die entsprechende Rechnung nachgewiesen werden können. Neben den allgemeinen Daten ist es zu empfehlen in der Rechnung den Anlass und die Tischgäste angeben zu lassen.

10.Private Krankenversicherung

Auch wenn Selbstständige in Spanien automatisch gesetzlich über die Seguridad Social krankenversichert sind, entscheiden sich viele dazu eine zusätzliche private Krankenversicherung abzuschließen. Die eigenen Beiträge, die Beiträge des Ehepartners und die Beiträge von unter 25-jährigen Kindern sind hierbei voll absetzbar, wobei die jährliche Grenze bei 500 Euro pro Person liegt.

11. Weitere Werbekosten:

Bücher, Kurse, Seminare, Veranstaltungen, Büromaterial usw.

12. Schwer zu rechtfertigende Werbekosten:

Die vereinfachte umsatzbezogene Berechnungsmethode (estimación directa simplificada) ermöglicht es vom vorläufigen Gewinn (Einnahmen – Ausgaben) den festen Satz von 5% abzusetzen, wobei hier die jährliche Höchstgrenze bei 2.000€ liegt.

13. Absetzbar ohne Rechnung:

Neben den in den vorherigen Abschnitten angesprochenen Ausnahmen, können die folgenden Ausgaben grundsätzlich auch ohne vollständige Rechnung abgesetzt werden:

- Der eigene Sozialversicherungsbeitrag

- Private Krankenversicherungen

- Bankgebühren

- Gehälter von Angestellten

- Absetzbare Steuern

- Einige der im Ausland getätigten Ausgaben (Beleg mit Umsatzsteuersatz)

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Von seitens unserer Kanzlei helfen wir Ihnen als Rechtsanwälte, Steuerberater und eingetragener PAE gern bei der Analyse Ihrer konkreten Situation, führen die entsprechenden Verwaltungsakte aus und geben für Sie die notwendigen Steuererklärungen ab. Weitere Informationen hinsichtlich unserer Leistungen für Selbstständige und Gewerbetreibende finden Sie im Abschnitt [Selbstständigkeit].

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Autor: 

Christoph Sander
Rechtsanwalt & Steuerberater, Geschäfsführender Partner
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